RGPD

 

 

Déclaration de protection à l’égard des données personnelles des élèves et des parents ou responsables légaux

 

(DERNIèRE MISE à JOUR : 17-06-2022)

 

Cette information s’adresse aux parents ou responsables légaux des enfants mineurs mais également aux élèves majeurs et à leurs parents, dans la mesure où malgré la majorité de l’enfant, l’école continue, sauf décision contraire de l’élève, de considérer les parents comme des interlocuteurs essentiels à la scolarité de leur enfant.

 

Institut Saint-Joseph

Rue Saint-Hubert, 14-16

5590 Ciney

 

Responsable du traitement des données transmises est ASBL ESCC

Le délégué à la protection des données (DPO) est Monsieur Laury Ulweling, qui peut être contacté par courriel à l.ulweling@basicplus.be

 

 

 

1. Pourquoi une déclaration de protection de la vie privée ?

 

Afin de pouvoir remplir nos missions d’enseignement, l’inscription d’un élève dans notre établissement nous amène à traiter, une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées dans le cadre du cursus scolaire. L’intégration de nouvelles technologies dans ce cursus éducatif (ex. : Smartschool » …) engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et impliquent souvent de nouveaux acteurs.

Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens tels que par exemple, formulaires, appels téléphoniques, courriels et autres communications avec vous.

 

2. Que signifie traitement des données personnelles ?

 

Une donnée à caractère personnel est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne telle qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Le traitement de données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, effacement ...

 

3. Qui traite vos données ?

 

Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par les membres du personnel de notre établissement. Elles sont sensibilisées et se sont engagées à la confidentialité de ces données, à leur utilisation légitime et précise, ainsi qu’à leur sécurité de ces données.

 

4. Engagement de l’établissement

 

La protection de votre vie privée et de celle de votre enfant est, pour nous, d’une importance capitale. Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » - Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.

 

En inscrivant votre enfant dans notre établissement ou en vous y inscrivant comme élève majeur, en accédant et en utilisant le Site ou la plateforme de l’école, en s’enregistrant à un évènement scolaire, ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée, ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée.

Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.

 

5. Les données personnelles que nous collectons

 

Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes. De manière générale, nous utilisons ces données :

 

• Soit sur base de votre consentement
• Soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de la mission d’enseignement et du contrat de confiance passé entre notre établissement scolaire, les parents, l’élève, en vue de la scolarité/formation de ce dernier. Soit en vertu d’une obligation légale
• Soit parce que le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique
• Soit parce que le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement

 

Les Données Personnelles collectées à votre sujet peuvent inclure :

 

• Identification générale et informations de contact
• Coordonnées des parents et de l’élève : noms ; adresse ; e-mail et téléphone ; genre ; état matrimonial des parents ; date et lieu de naissance de l’élève ; parcours éducationnel et formation de l’élève ; professions des parents, composition et situation de famille, dossiers scolaires, photos
• Le droit à l’image fait l’objet d’un consentement de votre part ; il est sollicité au moment de votre inscription dans notre établissement.
• Numéros d’identification émis par les autorités gouvernementales
• Numéro de passeport ou de la carte d’identité, registre national, ...
• Information financière
• Numéro de compte bancaire et autre information financière (attestation CPAS, bourse d’étude, etc.)
• Informations nous permettant d’exercer nos missions d’enseignement ou liées à notre projet pédagogique ou d’établissement
• Données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités scolaires de manière générale, de voyages extérieurs, d’activités culturelles ou sportives dans le cadre des cours ou toute autre participation ou intérêt dans une organisation scolaire ; assurance(s) que vous auriez souscrite, souscription aux services offerts par l’école.
• Informations médicales pouvant avoir une incidence sur la scolarité de l’élève lui-même ou sur l’organisation de l’établissement scolaire

Protocole relatif aux besoins spécifiques de l’élève, mesures médicales d’urgence en cas de pathologie chronique, protocole relatif aux aménagements raisonnables, données de santé de base, etc. Au moment de l’inscription de votre enfant dans notre établissement, ces données sont récoltées à l’aide d’une fiche de santé. Votre consentement est au même moment sollicité pour la récolte et le traitement de ces données.

 

Il est essentiel que ces données soient à jour. Pour ce faire, vous vous engagez à nous communiquer toute modification utile.

 

6. Finalités que nous poursuivons

 

Les finalités peuvent être classifiées en deux catégories.

 

6.1. La gestion administrative

 

En vertu des dispositions légales, nous devons dans le cadre du subventionnement de notre établissement mais également dans le cadre du financement de la Communauté française, communiquer certaines données personnelles de nos élèves et de leurs parents à la Fédération Wallonie-Bruxelles. Ce transfert se fait à l’aide d’une interface informatique sécurisée.

Nous devons également transférer à la FWB certaines données dans le cadre du contrôle de l’obligation scolaire.

 

6.2. La gestion pédagogique et missions d’enseignement

 

La gestion de la scolarité de votre enfant nous amène à devoir gérer en interne des informations scolaires, voire communiquer certaines des données personnelles à des tiers et par exemple les communiquer à d’autres écoles en cas de changement d’établissement. Il s’agit souvent des coordonnées de base, à savoir nom, prénom et coordonnées de contact.

Dans ce même souci, les coordonnées de votre enfant et les vôtres seront transmises au centre PMS et au centre PSE avec qui nous sommes conventionnés.

Nous utiliserons aussi vos données pour vous contacter en lien avec la scolarité de votre enfant et pour traiter avec vous les différents aspects de la vie scolaire de votre enfant (courrier, facture, assurances, etc. )

Le transfert de données à des tiers se fait à des fins non commerciales et strictement limité au bon suivi de la scolarité de votre enfant (utilisation de la plateforme sécurisée de l’école, lieu de stages, excursions, informations sur l’enseignement supérieur…).

Nous conservons en outre les données de votre enfant au terme de sa scolarité dans le cadre de notre association d’anciens.

La fiche de santé de l’élève ne contient que des informations de base utiles au suivi de votre enfant. Elles seront conservées et traitées en toute confidentialité.

 

Les catégories de destinataires utiles au métier des données personnelles peuvent être :

 

• La personne concernée elle-même ;
• Les responsables légaux de l’élève ;
• L’équipe éducative et enseignante de l’établissement scolaire.
• Services postaux (Bpost) ;
• Partenaires d’activités externes (voyage scolaire par exemple) ;
• Autorités judiciaires (tribunal de la famille, parquet, délégué aux droits de l’enfant etc.) ;
• Services d’assurance et courtier (en cas de sinistre nécessitant des données d’identification) Assurances Rudy Dewez SPRL (CBC), Assurance RC scolaire, Assurance RC Administrateur (Mandataires sociaux), Assurance omnium mission, Assurance personnel, Assurance Weideman, Assurance Patrimoine/ Bureau; BGHP (Assurances IBIS et AXA), Assurance incendie et bâtiments
• Organismes de stage ;
• Autres établissements scolaires (dans le cadre d’un changement d’établissement).

 

Les catégories de partenaires sous-traitants des données personnelles peuvent être :

 

• L’ASBL Infodidac dans le cadre de gestion administrative et pédagogique des étudiants (ProEco) ;
• Établissements bancaires (CBC et BNP pour la gestion des paiements) ;
• La société Smartbit Scomm dans le cadre de l'utilisation de la plateforme numérique en ligne « Smartschool » ;
• Microsoft Office 365 ;
• Clixx (Logiciel de caisse restaurant)
• Knaepen Lafontaine réviseurs entreprises SPRL
• Partena (secrétariat social pour personnel PO)
• Rentabook Asbl
• TCM (recouvrement de créances)
• Compilatio SAS

 

 

Les catégories de partenaires co-traitants des données personnelles peuvent être :

 

• Le Service de Promotion de la Santé à l’École de SELINA (médecine scolaire) ;
• Le CPMS libre de Dinant ;
• La Fédération Wallonie-Bruxelles et Direction Générale de l’Enseignement Obligatoire ;
• Des services de réseaux sociaux à des finalités de promotion de l'établissement (Facebook) ;
• CESI (Médecine du travail pour personnel et élèves stagiaires)

 

 

L’intérêt légitime poursuivi par notre établissement est bien entendu sa mission d’enseignement.

 

La collecte de la majorité des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondée sur le consentement effectué avant ce retrait).

 

Si nous étions amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement.

 

 

7. Base légale de traitement des données personnelles

 

 

• Article 6, §1 c) du Règlement (UE) 2016/679 le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ;

1. Décret du 24juillet 1997 définissant les missions prioritaires de l’enseignement fondamental et de l’enseignement secondaire et organisant les structures propres à les atteindre ;
2. Arrêté du 14 avril1994 du Gouvernement de la Communauté française relatif au contrôle de l'inscription scolaire ;
3. Décret du14-03-2019 relatif à la promotion de la santé à l’école et dans l’enseignement supérieur hors universités ;

• Article 6, §1 b) du Règlement (UE) 2016/679 le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ;

                               Inscription scolaire et souscription au projet d’établissement et règlement d’ordre intérieur ;

• Article 6, §1 e) du Règlement (UE) 2016/679 le traitement est nécessaire l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable de traitement ;

                               Missions d’enseignement subventionnées par la Fédération Wallonie-Bruxelles ;

• Article 6, §1 a) du Règlement (UE) 2016/679 la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel.

 

 

8. Utilisation de caméras

 

Des caméras de surveillance sont placées aux endroits suivants :

 

La surveillance par caméras a pour seule finalité de prévenir et détecter toute atteinte aux personnes et aux biens. Le but recherché est donc la sécurité des personnes et des biens. Seul le responsable du traitement, le Pouvoir Organisateur ou son mandataire, ont accès à ces images.

Les images sont enregistrées durant les heures de fermeture de l’école et sont conservées pendant une courte période.

Ces images pourront être utilisées pour identifier et sanctionner les personnes qui seraient filmées en situation de contravention avec le règlement d’ordre intérieur de notre établissement.

 

9. Quels sont vos droits ?

 

Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltées à votre sujet et au sujet de votre enfant. Il s’agit des droits suivants, et ce dans les limites mentionnées dans la réglementation et en fonction des finalités justifiant le traitement :

 

• Droit d’information
• Droit d’accès aux données
• Droit de rectification des données
• Droit à la suppression des données
• Droit à la restriction des données
• Droit à la portabilité des données
• Droit d’opposition à un traitement de données et ce en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte que le responsable de traitement peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce bien évidemment en conformité avec le RGPD.

 

Pour exercer ces droits, il vous suffit d’adresser un courriel ou un courrier à l’adresse de contact reprise en entête de ce document dans laquelle vous mentionnez précisément l’objet de votre demande. Cette demande sera signée, datée et accompagnée d’une copie recto/verso de votre carte d’identité.

 

10. Combien de temps conservons-nous vos données ?

 

Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que votre enfant est scolarisé dans notre établissement scolaire. Les données relatives à la scolarité de votre enfant sont conservées dans notre établissement conformément aux dispositions légales, et au plus durant 30 ans.

 

11. Sécurité

 

Notre établissement scolaire prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité des données Personnelles que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.

Lorsque notre établissement fournit des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles.

 

12. Utilisation du numérique

L’école met à disposition de chaque étudiant un espace de travail au sein de la plateforme numérique « Microsoft Office 365 » (Office.com), ainsi qu’un accès aux outils et services fournis par Smartbit sprl (Smartschool), rendus disponibles par l’école.

Ces outils comprennent, de manière non-exhaustive :

·         une messagerie sécurisée pour communiquer avec la communauté scolaire de l’Institut Saint-Joseph ;

·         un agenda électronique ;

·         un espace de stockage de fichiers numériques ;

·         une suite bureautique en ligne ;

·         un environnement numérique de travail et collaboration scolaire entre élèves et enseignants ;

·         un système de bulletins en ligne.

L’usage de ces outils numériques doit se faire exclusivement dans le cadre de votre scolarité et de vos stages.

L’école peut également faire appel à des prestataires extérieurs dans le cadre de ses missions d’enseignements, et dans l’usage des outils numériques mis à disposition par lesdits prestataires.

Les données à caractère personnel qui pourront être partagées avec les prestataires seront traitées en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Les informations concernant ces traitements de données seront consignées dans un registre, et traitées conformément à nos politiques de protection des données. Vous pouvez prendre connaissance de ces dernières à tout moment sur simple demande à l’adresse courriel rgpd@isjciney.be ou directement sur notre site internet www.isjciney.be. Vous pouvez également contacter notre DPO à l’adresse suivante : l.ulweling@basicplus.be

 

13. Modifications à ces règles

 

Nous revoyons ces règles régulièrement et nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Les mises à jour vous seront communiquées dans l’Intradesk de Smartschool.